DocuSign Digital Day 3.0

ドキュサイン・ジャパン株式会社主催

DocuSign Digital Day 3.0

さらに広がる電子署名の可能性

 

日本タタ・コンサルタンシー・サービシズは、2021年5月28日(金) に開催されたオンラインセミナー「DocuSign Digital Day 3.0」」に登壇しました。

本イベントでは「さらに広がる電子署名の可能性」をテーマに、デジタル技術を活用した電子署名や契約ライフサイクル管理による新しい働き方や業務効率化、ペーパーレス化の実現について、さまざまな企業および有識者の方々が事例や知見を共有されました。

日本TCSは、当社の人事関連業務に電子署名の仕組みを導入した経験をもとに、その活用方法と効果について、ドキュサイン・ジャパン株式会社マーケティング本部マーケティングディレクターの土肥渉氏と当社副社長 最高人事責任者の谷村 佳幸の対談で共有しました。

ここでは、セミナー当日の当社登壇内容の一部をご紹介します(当日の内容を一部割愛、編集しています)。

 

土肥氏:
日本TCSはドキュサインを利用して、労働条件通知書やオファーレターなど、採用関連の契約書を電子化されています。最初に、電子署名導入前は、人事関連業務がどのようなプロセスだったか、また、どのような課題があったかをお伺いできますか。

谷村:
昨年4月に緊急事態宣言が発令され、当社では約1週間で85%のメンバーがお客さまへのサービス提供などの業務を在宅で遂行できる環境を作りました。宣言前の2月には、約2,000名が毎日出社していましたが、現在は約9割が在宅で仕事をしています。社員の出社状況を見ると、月末、五十日、給与などの締め日に明らかに出社人数が増加していることがわかりました。理由は、紙で処理しており出社せざるを得ないためであり、これをいかに打開するかがきっかけになりました。また、人事部門で扱う情報は機微なものも多くミスも許されませんが、人的ミスや膨大な採用事務処理という課題がありました。これらを解決するために、さまざまなツールについて勉強し、最適なツールを探してドキュサインのソリューション採用に至りました。

土肥氏:
電子署名のツールにもいろいろありますが、その中でドキュサインを選定された理由、ポイントを教えていただけますか。

谷村:
当社も電子化やオートメーションといったITを駆使したソリューションを提案、提供している立場であり、さまざまなソフトウェアやソリューションを検証してドキュサインを選定しました。まず、私たちの要望に合った機能を持っていたことが挙げられます。他にも電子署名ソフトウェアはあり、機能面で大きな違いを見いだせていなかったのも事実です。私たちは49万人を擁するグローバル企業であり、グローバル全体で共通化・標準化されたシステムやプロセスを使う必要がありました。ドキュサインはグローバルでの実績が豊富であり、グローバル企業には導入しやすいと考えます。加えて、当社はISOを取得しておりセキュリティルールが非常に厳格ですが、この基準も満たしており導入することができました。

土肥氏:
ドキュサインは大規模なグローバル企業でご利用いただいている例が非常に多く、2003年から電子署名を提供しており、知見や経験も豊富です。TCSのようにグローバルでオペレーションされている企業には非常に合っていると感じます。

谷村:
多言語対応であることも私たちにとっては大変ありがたいソリューションです。

土肥氏:
おっしゃる通り、40以上の言語に対応し、180カ国以上で使われています。

次に、実際に電子署名を導入して業務プロセスを効率化されましたが、具体的にどのような効果があったかをお伺いできますか。

谷村:
さまざまな効果がありますが、そもそも年間16,000ページもの紙を出力していたことが問題でした。人事部門以外にも活用して、全社的にもコスト削減や環境保護を実現することが重要ですが、まずは人事部門だけでもこれだけの結果を出せたことはよかったと思っています。特に、回収・記入漏れゼロの効果は大きく、システム化は、人的ミスをなくし、信頼性を担保する上で非常に重要でした。また、プロセスを可視化できたことも非常に大きかったです。個々の採用候補者の状況がすぐに見られることも大きな効果の1つでした。

 

土肥氏:
続いて、実際に電子署名をご利用いただいての社内ユーザーからのフィードバックをお聞かせいただけますか。

谷村:
書類の印刷や発送が不要になるなど、効率面で大きな効果が出ています。また、デバイスフリーでスマートフォンなどにも対応できるので、即日に採用候補者と連絡を取り合ってすぐに書類への署名を完了させるといった時間短縮などの効果が出ています。柔軟性については、自動入力ができるなど非常に良い機能ですが、最初のテンプレート作成は苦労しました。しかし、一度作れば以降は効率的に作成できます。プロセスの可視化・標準化についても、書類をいつ開いたか、署名したかも即時でメールが届き把握できます。エコやコロナ対策も非常に重要な要素で、ドキュサインのソリューションは役立っています。


日本はやはり紙文化で非常に遅れていると感じています。当社のインド・プネにあるデリバリーセンターでは(通常時)2万人ほどが働いていますが、そのオフィス内でプリンターはほんの数台しかなく、申請しないと紙の出力ができない仕組みです。インドから日本に来ているメンバーからすると、日本人が紙を出力して赤いハンコを押しているのは不思議な世界に見えています。私たち自身がまだペーパーレス文化に行きついていないと思いますが、今回の取り組みは非常によいきっかけになりました。

 

土肥氏:
最後に、電子署名の将来に対する見解をお聞かせ頂けますか。

谷村:
(電子署名、ペーパーレスは)もう当たり前の世界です。先ほど強調した通り、ドキュサインはセキュアな環境で可用性も高く、(視聴者の)みなさんもいろいろなソリューションをご検討されていると思いますが、選択肢の1つとして頂いてもよいと考えます。より自動化、電子化を進めることで、世の中のためにもなりますし、社員がより生産的な仕事に専念できるようになると思っています。

土肥氏:
非常に良いお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

 

当社以外の講演も含めた本セミナー全編は、ドキュサイン・ジャパン株式会社のウェブサイトでご視聴いただけます。

【オンデマンド配信中】DocuSign Digital Day 3.0 - さらに広がる電子署名の可能性 

 

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