HR奮闘記

#1 オンライン入社式に迫る

 

 

--今年の春はオンライン入社式が様々な企業で実施されたというニュースが報じられました。当社でも初めて実施されたオンライン入社式について担当者に質問してみたいと思います。

 

オンラインだからこそのインタラクション

よろしくお願いいたします。HR採用部の松田です。今回は私が主担当としてオンライン入社式を運営したので、そのお話をご紹介したいと思います。

入社式の約3週間前、3月の初旬ごろにリモート入社式を開催することが決定されました。私は今回、入社式の運営の主担当として実施計画から運用を担当しました。例年であれば、本社1階の会場にて、全員着席の上で役員から挨拶をいただくという形式のため、準備といえば会場や音響のチェック、式次第の準備なので基本的にはスムーズに終了するような内容です。ですが、今回は例年通りが通用しません。時間も人数も限られています。オンライン会議は何度か経験がありましたが、100名以上が参加するリモート入社式って何から手を付ければいいんだろう…と思ったのが最初の感想でした。ですが、これまでもインドの拠点をつないでオンラインイベントを実施した経験があったので、オンラインで開催するうえで大事なのはやはり「インタラクション」であると思っていました。コンテンツの準備段階からどうやって参加してもらうか・反応を返してもらうかを重視して検討を進めました。

今回は初めての試みとして、役員とのQ&Aセッションを設けることにしました。例年と同じ状況でのQ&Aセッションは多くの人の目もありますし、積極的になりづらいのかもしれません。ただ、今回は予めQ&Aセッションをオンラインで実施するという前提があるうえで準備を進めました。事前に新入社員たちから質問を集める、発言する人を決めておくなど、インタラクションを生み、かつ、式の進行をスムーズにすることを両立するにはどうすればいいかという点はできる限りで工夫したつもりです。

また、先輩社員たちからの一言メッセージを動画で集め、ウェルカムムービーを準備したことも例年と違うポイントです。いつも通りの入社式ができないことをマイナスととらえるのではなく、新入社員の思い出に残るようにということも併せて心がけました。

配信の設備を備えたオンライン会議用の会議室が当社にはあるのですが、そこを使用することにしました。ですが、機材の接続やらウェブ会議ツールの使い方は、Internal ITチームのメンバーの助けを借りつつ進めました。会議室のシステム自体の上げ下げから、カメラ・マイクの操作などはもちろん、通訳の皆さんが使用する別の音声回線の準備など、対面で行えばシンプルなことも細かく検討する必要がありました。また、ウェブ会議システムで大人数が参加することを想定したテストも実施し、発言のタイミングやルールなどもチームの枠を超えてたくさんの方のサポートを得ながら進めていきました。入社式の1週間程度前には、50名程度の社員の協力を得て、大人数での接続テストを行いシミュレーションをしました。

対面でなくても伝えられること

--いつもと違う準備だったと思いますが、その結果はいかがだったでしょうか?

新入社員たちも事前の接続テストで徐々に操作には慣れてきていたので、オンライン入社式はスムーズに開始することができました。社長をはじめとした役員の方々の挨拶からはじまり、新入社員の挨拶が行われました。ここまでは例年とほとんど同じ内容でトラブルもなく進行できました。

4月1日の入社式の様子(緊急事態宣言発令前ですが、当時も細心の注意を払って開催されています。)

そして今回の入社式の目玉であるQ&Aセッションに続きます。まずは役員から新入社員へ。回答者は事前に指名しておいたのですが、内容は質問されるまでわからない状態でした。「TCSバリューの中から共感できるものはどれ?」など、抽象度の高い質問にも自分の経験をもとに話しているなと感心しました。新入社員からのフレッシュな回答に役員のみなさんからは笑みもこぼれていました。新入社員からもいくつか役員に対して質問が投げかけられましたが、役員の皆さんにも真摯にお答えいただき、お互いの気持ちが伝わるオンライン入社式になったと感じられるやりとりが見られました。

最後に、先輩方からのウェルカムメッセージ動画を上映しました。作った私が言うのも恐縮ですが、改めて客観的に動画を見ると、社員の表情と声で歓迎を伝えることができてよかったなと感じています。

ウェルカムムービーのひとこま。(緊急事態宣言発令前に撮影された動画ですが、当時も細心の注意を払って撮影されています。)

制限は考えるきっかけ

オンラインでやらなければいけないという制限により、どうしたら印象的な入社式にできるかということを改めて考えさせてくれたように思います。新入社員を迎え、そして共に働く仲間としての決意を持ってもらう場として、きちんと機能したと思っています。さらに、ご参加いただいた役員の方々にも新入社員たちのリアルな声を届けられた良い機会になったと実感しています。来年はいつも通りの入社式ができればいいなと思いますが、今年チームでアイデアを出して考え抜いた内容はきちんと繋げていきたいです。

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